Assistant de Direction H/F - 93

Intitulé du poste : Assistant de direction - F/H
Catégorie : B
Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat / Domaine de formation souhaitée : secrétariat, gestion administrative
Groupe fonctions (RIFSEEP) : Groupe 3

Gestion administrative :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante
- Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
- Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques
- Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes de l'IUT dédiées à la gestion administrative
- Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
- Centraliser, classer, archiver et numériser les documents de l'IUT
Secrétariat de direction :
- Assister la Directrice et la Directrice administrative
- Gérer les agendas de la Directrice et de la Directrice administrative (prise de RDV, organisation des réunions et déplacements, contrôle des échéances...)
- Assurer l'interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice, la Directrice administrative et les services centraux de l'Université
- Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs
- Elaborer et suivre le calendrier annuel de l'IUT
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes
- Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d'information
- Assurer le soutien logistique de l'activité de la Direction
- Gérer les commandes de la Direction (fournitures, plateaux repas, café...)
- Contribuer à la gestion des cartes professionnelles et à leur programmation dans MATRIX
- Valider les demandes de réservation des salles communes de l'IUT sur Hyperplanning au fil de l'eau
Suivi des conventions dans i-parapheur :
- Insérer les conventions sur l'application i-parapheur après vérification des dispositions obligatoires et de la mise en forme
- Suivre le circuit de signature en collaboration avec le cabinet de la Présidence
- Transmettre les conventions signées aux différents partenaires
- Diffuser les conventions aux services concernés de l'IUT
Gestion des élections :
- Organiser administrativement et gérer la logistique de toutes les opérations électorales de la composante (Conseils centraux, Conseil d'Institut, conseils de département...)
- Diffusion et afficher les informations électorales
- Assurer la tenue des bureaux de vote
Organisation administrative et logistique des réunions institutionnelles :
- Assurer en lien avec la Directrice...