Gestionnaire des Formations H/F - 93

Le/la gestionnaire des formations exécute des tâches administratives et de gestion courante dans le domaine de la formation continue. Il/elle épaule les assistant(e)s en ingénierie de formation dans leurs missions de gestion administrative.

Rattachement et caractéristiques du poste :

Bureau administration des formations / Pole administration et gestion financière des
formations de la Direction Formation
Composition et effectifs Bureau administration des formations :

6 assistantes en ingénierie des formations (ASI), 2 gestionnaires et 1 responsable administrative

Liaisons hiérarchiques :

Responsable administrative en charge de la qualité et de l'amélioration continue / Direction
de la formation

Liens fonctionnels :
ASI, ingénieurs des formations et collaborateurs du bureau gestion financière des
formationsGestion administrative
- Accueil, renseignement physique, téléphonique du public et gestion de la boite mail dédiée
- Inscription des stagiaires dans le logiciel de scolarité (Pégase), édition des certificats de scolarité et des cartes d'étudiant des stagiaires inscrits en formation continue
- Suivi administratif des stagiaires, réception, saisie et contrôle des émargements
mensuels ; saisie des émargements sur les plateformes de financement
- Établissement des attestations de présence, des certificats de réalisation et envoi des attestations aux financeurs et employeurs
- Saisie des devis, des plans de formation et des entrées en formation des
demandeurs d'emploi inscrits sur la plateforme dédiée
- Enregistrement de l'ensemble des documents administratifs dans les dossiers
partagés dédiés
- Veille documentaire de l'arborescence des fichiers partagés dans le cadre de la
démarche qualité ; vérification de la conformité du nommage des dossiers
- Veille documentaire de la bibliothèque du bureau d'administration des formations
- Saisie des prospects dans le logiciel FCA Manager en lien avec le service
communication et les assistantes en ingénierie de formation
- En fin de formation, saisie de tous les diplômés inscrits en formation continue dans le logiciel FCA Manager
- Préparation et suivi du rétroplanning de l'offre de formation

Gestion financière
- Facturation des contrats de formation des stagiaires de l'institut d'enseignement à distance aux échéances prévues
- Suivi du protocole de recouvrement, relances de factures et constitution des dossiers de mise en recouvrement ; alimentation des fichiers de suivi financier

Gestion Logistique
- Ouvertures de formation : suivi de la reprographie des dossiers d'accueil,
préparation des goodies, réservation de coursier
- Sessions d'examens, reproduction des sujets, préparation des copies d'examen et brouillons, préparation des PV de soutenances et des PV de lectures de mémoires
- Participation aux réunions de service et aux ouvertures de session de formation
- Relevé du courrier et ouverture de salles