Responsable Administratif et Financier de Composante H/F - 93

Contexte et environnement de travail

L'activité s'exerce dans l'une des composantes de l'université (UFR ou Instituts). Ces structures ont vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines disciplinaires étudiés.

Sous la direction de la Direction de la composante, le/la Responsable administratif et financier assure la gestion administrative et financière de la composante. Il/elle assure, auprès du directeur, l'encadrement, l'organisation et la coordination des services administratifs de la composante. Il/elle a un rôle de conseil sur la gestion du personnel et la gestion budgétaire de la composante.Le (la) responsable assure la coordination de l'ensemble des activités:

- Préparation des travaux du conseil de la structure

- Préparation et suivi de l'exécution du budget

- participation aux réunions des directeurs de composante de l'université de Paris 8

- Préparation de la campagne d'emplois des enseignants et des personnels administratifs et techniques.

Il (elle) encadre les agents administratifs et techniques de la composante.

Il/elle assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université - Participation aux réunions des directeurs de composantes

Il (elle) apporte expertise et conseil auprès de la direction. Il (elle) devra rendre compte également auprès de la directrice générale des services. A ce titre il (elle) participera aux réunions des responsables administratifs de composante de l'université.

- Diriger, organiser et animer administrative et technique
-Contribuer à la mise en oeuvre et à l'évolution de la politique de la composante en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.
-Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget: préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d'apprentissage), suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers.
-Préparation et participation aux dialogues de gestion.
-Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles.
-Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante.
-Préparer les conseils d'UFR(convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles.
-Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers.
-Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne.
-Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l'activité des fonctions supports sous sa responsabilité.
-Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
-Mettre en oeuvre au sein de la structure, les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l'université.
-Gérer le personneltitulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mettre à jour l'organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d'aptitude, tableau d'avancement), définir les besoins en formation.
-Prépare les campagnes d'emploi BIATSS.
-Assurer le recrutement des tuteurs d'accueil, des surveillants d'examen.
-Suivre l'évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré, - constituer une documentation de référence.

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