Assistante du Service des Enquêtes et Sondages H/F - 93

Description du service

Le service des enquêtes et sondages (SES) est un service d'appui à la recherche dont les missions centrales s'articulent autour des activités de collecte de données, quantitatives comme qualitatives transversales ou longitudinales. Il offre un soutien et des expertises aux équipes de recherche lors des différentes étapes d'une enquête (depuis la conception de questionnaires, des plans de sondages et des protocoles de collecte jusqu'à la mise en forme finale des fichiers de données). Le service mène des réflexions méthodologiques et assure une veille sur les protocoles et les techniques innovantes en matière d'enquêtes en sciences sociales. Il s'occupe de la mise à disposition des enquêtes de l'Ined à la communauté scientifique.

Missions du service

- Conseil et expertise auprès des équipes de recherche dans la conception méthodologique et la conduite des enquêtes sur le terrain ;
- Réalisation d'opérations de collecte d'enquêtes (appui dans les phases exploratoires, aide à la conception des questionnaires, des plans de sondage et des protocoles d'enquêtes, opérations de test, constitution d'échantillons, organisation et suivi de la collecte, relations avec les prestataires de collecte) ;
- Production et documentation des fichiers de données d'enquêtes en vue de leur utilisation interne et de leur mise à disposition ;
- Valorisation des travaux, des enseignements et des innovations menées dans les enquêtes ;
- VeilleMissions du poste
L'assistant.e assure le secrétariat du service des enquêtes et des sondages et participe à la préparation, au suivi et à la logistique des enquêtes mises en oeuvre au sein du service. Il/Elle assure également le secrétariat du Comité Directeur de Suivi des Projets (CDSP), qui se tient tous les trois mois.

Activités principales
Activités de secrétariat :

- Assurer le secrétariat du service (courriers, accueil téléphonique, gestion de planning des réunions, organisation de réunions et rédaction de compte-rendu, gestion des fournitures, archivage des informations, numérisation de documents, reprographie, diffusion des informations orales et écrites);
- Organisation des réunions mensuelles de service et de leur ordre du jour avec le chef de service;
- Organisation des séances du CDSP: planification, communication auprès des porteurs de projet pour la remontée d'informations, relances, envoi des avis et retours du comité auprès des porteurs de projets, publication des comptes-rendus;
- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion de personnel au sein du SES;
- Élaborer, préparer, contrôler et suivre des actes de gestion(saisie des commandes, suivi des factures et du service fait). Suivi des dépenses; Contribution à la préparation des réunions trimestrielles avec le service budgétaire afin de s'assurer de l'état des dépenses et d'anticiper les dépenses à venir;
- Assurer, avec le chef de service, la gestion financière du budget (prévisions, suivi de budgets, des frais de fonctionnement et de personnel dans l'application Copilote et dans le fichier de suivi du service);
- Gérer les missions pour les agents, en France et à l'étranger (achat des titres de transport, saisie des ordres de mission, inscriptions aux colloques, collecte des pièces justificatives, saisie des états de frais des missions);
- Gestion administrative et organisation de l'accueil des contractuels, des vacataires et stagiaires dans le service;
- Mise à jour des pages du service sur l'intranetet l'internet;
- Classement et archivage;
- Référente communication du SES. Centralisation et diffusion à la communication interne, des informations importantes qui se passent dans le service et sur les projets impliquant le service (colloques, formation, nouveaux arrivants, dates du CDSP, etc...).

Activités spécifiques aux enquêtes:

- Préparation logistique des tests d'enquêtes et enquêtes réalisées avec des enquêteurs à la tâche. Préparation du matériel et des outils de collecte;
- Gestion centralisée du recrutement et du paiement des enquêteurs à la tâche pour les tests ou enquêtes. Etablissement des contrats d'embauche et gestion du paiement des enquêteurs, suivi des dépenses sur plusieurs mois, fourniture des états des sommes dues aux RH, suivi précis et détaillé des retranscriptions de réalisation de tâches en numéraires et calcul du nombre d'heures réalisées.