Hote - Hotesse d'Accueil - Département de Seine-Saint-Denis H/F - Conseils départementaux

Supérieur·e hiérarchique direct·e : chef·fe du bureau du protocole et des relations publiques.

- Accueillir et renseigner les visiteurs en fonction de leur besoin
- Informer les personnes de l'arrivée des visiteurs puis les accompagner le cas échéant
- Participer aux réceptions organisées par le Conseil Départemental
- Gérer le planning de l'ensemble des salles de réunion sous responsabilité du service puis informer le cas échéant les différentes parties prenantes des réservations et/ou annulations
- Gestion, suivi et préparation des salles de réunion
- Préparation et service de petites réceptions
- Distribution des journaux, ventilation des parapheurs, transfert des plis dans les services
- Suivi et entretien des appareils (frigo, cafetières, lave-vaisselles) et nettoyage de la réserve à café/boissons
- Gestion des stocks (produits entretien et fournitures de bureau, boissons et épicerie)
- Veille de la bonne tenue des locaux (problème de mobilier, luminaire etc)
- Gestion des photocopieurs et imprimantes (dépannage, ravitaillement papier + encre)
- Petite manutention (tables, chaises, etc).
- Gestion du stock des goodies

Compétences relationnelles
- Savoir accueillir, écouter et orienter
- Savoir travailler en équipe
- Savoir diffuser une information auprès du public ou d'une catégorie d'usagers
- Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Savoir respecter le code vestimentaire du département
- Savoir intervenir dans le cadre d'évenements
- Savoir manifester un sens du service public
- Garantir la ponctualité

Compétences organisationnelles
- Capacité à assurer une polyvalence en cas d'absence d'un agent d'accueil
- Capacité à être force de proposition pour l'amélioration du service rendu
- Connaitre l'administration départementale
- Connaitre les divers partenaires institutionnels
- Savoir appliquer les consignes du protocole d'accueil
- Savoir faire preuve d'autonomie, de rigueur et / ou d'initiative

Compétences techniques
- Savoir utiliser les logiciels spécialisés dans le domaine d'intervention
- Savoir vérifier la conformité des pièces et des dossiers
- Connaitre les outils informatiques tels que Word, Excel
- Savoir compléter les informations relatives à un usager
- Savoir repérer les comportements à risque
- Savoir prendre les mesures appropriées en cas de situation d'urgence

Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire requise(s)