Assistant de Direction H/F - DRIEETS Ile de France

Le cabinet est chargé des fonctions d'appui à la direction et à la performance, des missions d'études, statistiques et d'évaluation de politiques publiques et de la définition et la mise en oeuvre de la stratégie de communication de la direction.

Le cabinet comprend deux services (études, statistiques et évaluation et communication) et deux unités (appui à la direction et appui à la performance) regroupant une vingtaine d'agents qui concourent au pilotage stratégique et à l'appui opérationnel au fonctionnement de la direction.

L'assistant(e) de direction est placé(e), au sein du cabinet de la DRIEETS dans l'unité "appui à la direction", sous l'autorité de la directrice de cabinet. L'unité comprend deux agents (1A et 1B). Il ou elle assure la coordination de tous les dossiers transversaux de la direction, l'organisation de l'agenda du directeur régional, la gestion des relations extérieures du directeur, la répartition du courrier arrivée et le suivi du courrier départ (format papier et dématérialisé), met en forme les dossiers de réunions et en vérifie la conformité.

Activités principales :
- Assister le directeur régional afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, préparation de dossiers et de réunions, accueil, ...) ;
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
- Prendre en charge le suivi complet de certains dossiers (ex : organisation d'accueil collectifs......)

Au delà, l'assistant(e) de direction est attendu(e) pour apporter tout appui nécessaire au bon fonctionnement de la DRIEETS et rechercher les solutions aux difficultés rencontrées par les services en terme d'organisation.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

- Univers et de environnement ministériel et de l'administration de l'Etat M
- Techniques d'accueil physique et téléphonique E
- Maîtrise des outils bureautiques M

Savoir-être :

- Curiosité et sens des relations humaines E
- Respecter les impératifs de discrétion et de confidentialité E
- Savoir travailler en équipe E
- Savoir travailler en autonomie M

Savoir-faire :

- Savoir échanger faire circuler l'information E
- Respecter les délais E
- Savoir anticiper M

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier