Gestionnaire au Bureau des Inscriptions H/F - Université Paris 8

MISSIONS DU POSTE- Accueil et information des usagers (étudiants, enseignants, personnels de l'université...)- Accueil téléphonique, gestion du courrier postal et électronique- Réception et traitement du courrier interne et externe- Inscription administrative des étudiantsACTIVITÉS PRINCIPALES- Contrôle des pièces justificatives originales- Validation des pièces justificatives numérisées par les étudiants au regard des pièces justificatives originales présentées (Formulaires d'admission, Formulaire d'équivalence, Fiche de transfert «arrivée»)- Contrôle des éléments saisis par les étudiants lors de la phase d'inscription administrative en ligne- Saisie des inscriptions administratives dans l'application Pégase en contrôlant l'autorisation d'inscription (admission, paiement des années antérieures en règle...)- Remise des certificats de scolarité (situation particulières, panne applications scolarité, etc)- Remise des cartes étudiants- Délivrance d'attestations d'inscription- Contrôle a posteriori de la saisie des inscriptions administratives dans Pégase, notamment pour la remontée SISE- Relance des étudiants en attente de paiement- Gestion des demandes de transferts «départ» : vérification des dossiers des étudiants et envoi de leur dossier universitaire à l'établissement d'accueil- Mise à jour des formulaires et notices administratives relatives aux procédures administratives du bureau- Participation à l'écriture des procédures administratives- Participation à la préparation et à l'organisation de la campagne d'inscription administrative (forte activité de juillet à septembre)- Participation à la formation et à l'encadrement des vacataires (15 en juillet, 34 en septembre et 5 en octobre)- Répondre aux demandes d'information et aux questions posées par les étudiants, notamment via l'application de messagerie «Assistance étudiants»- Classement et archivage des différents dossiers d'inscription- Activités diverses: participation à des projets de service, polyvalence au sein de la scolarité centrale si besoin.Contrainte spécifique: fort accroissement d'activité en période d'inscription de juillet à décembre

COMPÉTENCES:- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université- Connaître les règles de scolarité- Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel,)- Savoir travailler en équipe, informer et rendre compte- Avoir le sens de l'accueil- Être rigoureux et méthodique

• Logistics Manager Suite
• Excel
• Rigueur et méthode
• Word
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique