Adjoint ou Adjointe à la Cheffe du Bureau de la Gestion Administrative et Financière H/F - Agence pour l'Enseignement Français àl'Etranger

La direction des ressources humaines du réseau de l'AEFE assure le recrutement de plus de 200 personnels d'encadrement et de formation et de 900 enseignants et personnels d'éducation et d'administration par an, et la gestion administrative et financière de 5500 personnels, essentiellement détachés du ministère de l'Education nationale, ainsi que la gestion des volontaires internationaux et des volontaires en service civique.Mission du bureau :Le bureau de la gestion administrative et financière assure la gestion administrative et financière des personnels titulaires affectés à l'étranger par voie de détachement dans les établissements scolaires du réseau AEFE en gestion directe et conventionnés.Il est composé de 27 agents dont :- 2 agents de catégorie A : 1 cheffe de bureau et 1 adjoint(e)- 4 agents de catégorie B : coordonnateurs et coordonnatrices de section- 21 agents de catégorie C : gestionnaires
Activités principales :- Assurer un rôle d'encadrant(e) de proximité et d'intérim de la cheffe de bureau- Contribuer à la bonne coordination avec les autres bureaux de la direction des ressources humaines, les autres services de l'Agence et les services partenaires (agents, établissements, DGRH du MEN, services du MEAE)- Piloter les opérations de paie mensuelle avec la coordonnatrice référente paie- En lien avec la cheffe de bureau, piloter ou contribuer à la mise en oeuvre des chantiers structurants, comme la fusion des chaines de paie et au changement de SIRH- Coordonner la mise en oeuvre de la protection sociale complémentaire (PSC)- Participer, en qualité de MOA, avec le coordonnateur référent à la rédaction des expressions de besoin du progiciel de gestion intégrée, des spécifications fonctionnelles générales, au suivi des développements informatiques, des tests et la recette des projets.- Participer à la formation des agents chargés de la gestion administrative, de la préparation et de la vérification de la paie, en formation initiale et en formation continue- Participer à la veille réglementaire et à l'élaboration des notes relatives aux évolutions de la réglementation destinées à l'information du service et des usagers.- Participer à la dématérialisation des documents et à la création du dossier numérique de l'agent- Contribuer à la simplification des outils et des procédures du bureau en participant et/ou en pilotant des groupes de travail interne- Contribuer à la préparation des éléments d'aide à la décision à destination de la direction des ressources humaines.- Participer à la mise en oeuvre de la maitrise des risques (contrôle interne) en lien avec la coordonnatrice référente- Proposer des innovations et des améliorations du fonctionnement du bureau- Gérer un portefeuille d'environ 50 détachés

Connaissances:- Connaissance de la gestion des ressources humaines et notamment du statut général de la fonction publique, des statuts des fonctionnaires de l'éducation nationale, des règles de détachement et des contractuels de droit public- Connaissance et expérience des régimes de rémunération et des règles de préparation de la paie- Maîtrise des outils informatiques (tableur)Savoir-faire:- Accompagner un changement, une réforme, un dispositif- Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif- Alerter sur une situation à risque- Contrôler- Elaborer et mettre en oeuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole- Rechercher des données, des informations,- Travailler en équipe- S'adapter aux changements de rythme de travail en fonction des calendriers du service- Actualiser régulièrement ses connaissances et savoir les retransmettreSavoir-être:- Aisance relationnelle- Aptitude à l'écoute- Esprit d'équipe- Esprit d'initiative- Autonomie- Rigueur et méthode- Réactivité- Respect de la confidentialité- Sens de l'organisation

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