Responsable du Bureau des Diplômes H/F - Université Paris 8
- Fonctionnaire
- Université Paris 8
Les missions du poste
Sous l'autorité de la directrice de la scolarité, le ou la responsable des diplômes assure l'organisation, la sécurisation et le suivi de l'ensemble des opérations relatives à la délivrance des diplômes et des documents associés.
Activités principales
- Superviser l'édition et la délivrance des diplômes
- Encadrer 5 agents (gestion des congés, entretiens professionnels, formations...)
- Diriger et animer l'équipe
- Veiller à la mise en application des textes règlementaires en matière de diplômes
- Assurer la communication avec les composantes de l'université
- Superviser la gestion du courrier
- Recevoir les étudiants sur des situations précises ou litigieuses
- Répondre aux demandes de certifications/vérification de diplômes
- Superviser les doubles diplomations
- Organiser l'archivage
- Écrire et mettre à jour les procédures administratives
- Assurer la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
Responsabilités particulières
- Utiliser les applications de gestion de la scolarité et les outils bureautiques.
- Gérer les demandes de diplômes antérieurs à 2010
- Accueillir et informer les usagers (accueil physique, par téléphone et par courriel; répondre aux demandes usagers via l'outil de messagerie Assistance étudiants)
- Effectuer annuellement les statistiques du BDD (nombre total diplômes/ nombre diplômes édités/ nombre duplicata, etc).
- Produire des tableaux de bord et des indicateurs d'activité.
Le profil recherché
Connaissances et compétences requises
- Savoir rendre compte régulièrement aux supérieurs hiérarchiques de l'état d'avancement des activités
- Connaissance de l'université, des règles de scolarité et de la réglementation en vigueur
- Sens de l'organisation et des responsabilités
- Capacité à anticiper et hiérarchiser les priorités
- Aptitude à l'encadrement
- Sens de l'écoute et de la communication
- Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,...).
Compétences requises
- Sens du relationnel
- Logiciels bureautiques
- Excel
- Entretien professionnel
- Word
- Contrôle qualité
- Traitement du courrier
- Sens de l’organisation