Responsable du Bureau des Diplômes H/F - Université Paris 8

Sous l'autorité de la directrice de la scolarité, le ou la responsable des diplômes assure l'organisation, la sécurisation et le suivi de l'ensemble des opérations relatives à la délivrance des diplômes et des documents associés.
Activités principales- Superviser l'édition et la délivrance des diplômes- Encadrer 5 agents (gestion des congés, entretiens professionnels, formations...)- Diriger et animer l'équipe- Veiller à la mise en application des textes règlementaires en matière de diplômes- Assurer la communication avec les composantes de l'université- Superviser la gestion du courrier- Recevoir les étudiants sur des situations précises ou litigieuses- Répondre aux demandes de certifications/vérification de diplômes- Superviser les doubles diplomations- Organiser l'archivage- Écrire et mettre à jour les procédures administratives- Assurer la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activitésResponsabilités particulières- Utiliser les applications de gestion de la scolarité et les outils bureautiques.- Gérer les demandes de diplômes antérieurs à 2010- Accueillir et informer les usagers (accueil physique, par téléphone et par courriel; répondre aux demandes usagers via l'outil de messagerie Assistance étudiants)- Effectuer annuellement les statistiques du BDD (nombre total diplômes/ nombre diplômes édités/ nombre duplicata, etc).- Produire des tableaux de bord et des indicateurs d'activité.

Connaissances et compétences requises- Savoir rendre compte régulièrement aux supérieurs hiérarchiques de l'état d'avancement des activités- Connaissance de l'université, des règles de scolarité et de la réglementation en vigueur- Sens de l'organisation et des responsabilités- Capacité à anticiper et hiérarchiser les priorités- Aptitude à l'encadrement- Sens de l'écoute et de la communication- Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,...).

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Entretien professionnel
• Word
• Contrôle qualité
• Traitement du courrier
• Sens de l’organisation