Assistante des Élus H/F - Ville de Stains
- CDI
- Ville de Stains
Les missions du poste
La Ville de STAINS, 35 000 habitants, surclassée 40 à 80 000 habitants, située à 10 minutes de Paris (RER D et B, Métro), membre de la Communauté d'Agglomération Plaine Commune (400 000 habitants) et de la future métropole parisienne, ville dynamique, humaine et solidaire
Rejoignez la Ville de Stains et accompagnez les élu-es dans l'exercice de leurs délégations et dans la conduite de leurs missions au service des habitantes et des habitants.
En lien direct avec les élu-es dont vous assurez l'assistanat, vous jouez un rôle essentiel dans l'organisation et le suivi de leur activité. Vous facilitez leur quotidien en assurant la gestion de leurs agendas, la préparation de leurs réunions et rendez-vous, le suivi de leurs dossiers et la coordination avec les services municipaux.
Ce poste polyvalent, au coeur de la vie municipale, nécessite à la fois rigueur, sens de l'organisation, réactivité, qualité relationnelle et discrétion.
Tâches
Assister l'organisation de l'activité :
Gestion de l'emploi du temps : organisation des réunions et des rendez-vous
Accueil physique et téléphonique : gestion des appels, filtrage des communications, information, orientation
Organisation des audiences : rendez-vous, recherche de renseignements, synthèse des situations, rédaction de courriers d'interventions, suivi des dossiers, transmission des informations
Assurer l'assistanat administratif :
Gestion du courrier : lecture, enregistrement, répartition, information, réponse, classement et archivage
Gestion de dossiers spécifiques : préparation, recherche d'informations, suivi et classement
Relation avec les services, les administrés, les institutions, Monsieur le Maire, les élu.e.s, les personnalités publiques
Rejoignez la Ville de Stains et accompagnez les élu-es dans l'exercice de leurs délégations et dans la conduite de leurs missions au service des habitantes et des habitants.
En lien direct avec les élu-es dont vous assurez l'assistanat, vous jouez un rôle essentiel dans l'organisation et le suivi de leur activité. Vous facilitez leur quotidien en assurant la gestion de leurs agendas, la préparation de leurs réunions et rendez-vous, le suivi de leurs dossiers et la coordination avec les services municipaux.
Ce poste polyvalent, au coeur de la vie municipale, nécessite à la fois rigueur, sens de l'organisation, réactivité, qualité relationnelle et discrétion.
Tâches
Assister l'organisation de l'activité :
Gestion de l'emploi du temps : organisation des réunions et des rendez-vous
Accueil physique et téléphonique : gestion des appels, filtrage des communications, information, orientation
Organisation des audiences : rendez-vous, recherche de renseignements, synthèse des situations, rédaction de courriers d'interventions, suivi des dossiers, transmission des informations
Assurer l'assistanat administratif :
Gestion du courrier : lecture, enregistrement, répartition, information, réponse, classement et archivage
Gestion de dossiers spécifiques : préparation, recherche d'informations, suivi et classement
Relation avec les services, les administrés, les institutions, Monsieur le Maire, les élu.e.s, les personnalités publiques
Le profil recherché
Compétences requises
Maitriser l'outil bureautique et les logiciels métier
Connaître l'organisation et le fonctionnement d'une collectivité
Connaître les compétences d'une mairie
Maîtriser les règles et procédures dans les domaines supports RH, finances, juridique et commande publique
Qualités relationnelles et rédactionnelles
Compétences organisationnelles
Prise d'initiative et force de proposition
Discrétion professionnelle et confidentialité
Capacité au travail en équipe et en autonomie
Capacité à rendre-compte et alerter
Compétences pédagogiques et d'écoute
EC22337
Maitriser l'outil bureautique et les logiciels métier
Connaître l'organisation et le fonctionnement d'une collectivité
Connaître les compétences d'une mairie
Maîtriser les règles et procédures dans les domaines supports RH, finances, juridique et commande publique
Qualités relationnelles et rédactionnelles
Compétences organisationnelles
Prise d'initiative et force de proposition
Discrétion professionnelle et confidentialité
Capacité au travail en équipe et en autonomie
Capacité à rendre-compte et alerter
Compétences pédagogiques et d'écoute
EC22337
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Sens du relationnel
- Travail en équipe
- Autonomie
- Pro-activité
- Traitement du courrier
- Force de proposition
- Réactivité
- Rédaction de courriers
- Sens de l’organisation