Assistant de Direction H/F - Plaine Commune

Sous la responsabilité du Directeur Territorial et en lien avec son adjoint, l'assistant de direction assure le suivi des questions administratives de la direction. Il apporte un appui permanent en termes de gestion et de coordination administratives, d'organisation fonctionnelle, d'optimisation des processus administratifs, de communication, d'accueil et de circulation de l'information, de suivi de dossiers et de production documentaire.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Appui administratif et organisationnel de la direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction.
- Organiser les agendas, réunions et instances de la direction territoriale.
- Gérer les validations Tempo relevant de la hiérarchie.
- Rédiger, mettre en forme et actualiser les documents administratifs, notes et courriers.
- Organiser le suivi des courriers entrants et sortants et des parapheurs.

Coordination interne et circulation de l'information
- Superviser les espaces collaboratifs Teams de la direction (création de canaux, gestion des accès).
- Assurer la diffusion de l'information interne en lien avec le secrétariat général et la communication interne.
- Collaborer avec les services du siège (secrétariat général, directions ressources).
- Participer aux réunions internes et aux projets portés par la direction.
- Appliquer les règles de classement, d'archivage et de conservation des documents.

Suivi administratif du service propreté / collecte
- Rédiger les courriers et courriers types à destination des usagers et riverains.
- Assurer le traitement administratif des procédures liées aux infractions sur l'espace public.
- Alimenter les outils de suivi de l'activité du service territorial propreté.
- Préparer les parapheurs et veiller au suivi complet des dossiers.
- Garantir la bonne circulation de l'information au sein du service.

Activités transversales et référentiels
- Suivre et orienter les demandes issues de l'application BIENVU auprès des services concernés.
- Assurer le suivi des référés préventifs en lien avec le secrétariat général.
- Gérer les dossiers juridiques liés aux assurances et sinistres de la direction.
- Contribuer à la continuité du service administratif en cas d'absence au sein de l'équipe.

Savoir-faire
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Pack Office).
- Utiliser des logiciels métiers et de gestion administrative (Tempo, Teams, outils de suivi d'activité).
- Rédiger des documents administratifs clairs et structurés.
- Organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers en parallèle.
- Appliquer les procédures administratives et réglementaires.
- Assurer un suivi rigoureux des courriers et des parapheurs.

Savoir-être
- Faire preuve de discrétion et de sens de la confidentialité.
- S'adapter à des interlocuteurs et situations variés.
- Travailler avec réactivité et sens du service public.
- Démontrer des qualités relationnelles et un sens de l'écoute.
- Être autonome tout en sachant rendre compte à la hiérarchie.

Niveau de diplôme attendu
- Baccalauréat ou diplôme permettant l'accès au concours de rédacteur territorial.

Expérience souhaitée
- Environ 2 ans sur un poste similaire, idéalement en environnement territorial.

Experience: 24 Mois

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,DUT gestion administrative et commerciale des organisations,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion des ressources humaines,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion administrative d'une activité,Collecter et analyser des données, des informations,Contrôler la conformité des procédures internes,Coordonner les activités entre différents départements,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser une messagerie sécurisée

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• TEAMS
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Rigueur et méthode
• Pack Office
• Word
• Traitement du courrier
• Réactivité