Assistant de Gestion Chargé de Voyage H/F - Direction de l'évaluation, de la performance, de l'achat, des finances et de l'immobilier

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Au sein du bureau de la coordination des ressources et des moyens vous assistez le chef de la section et son adjoint «budget et moyens» dans son rôle de coordination des moyens de la direction, et notamment dans la gestion et le suivi des déplacements des agents de la direction.

A ce titre, vous êtes en charge, en binôme :

1. Du traitement des ordres de mission et des états de frais (85%):
- instruction et rédaction des ordres de mission (utilisation du progiciel Chorus-DT);
- commande des billets (train, avion) et réservation des véhicules de location en liaison avec l'agence de voyage partenaire du ministère;
- vérification des dossiers au retour de la mission et établissement des états de frais;
- gestion des enveloppes de moyens dans Chorus DT;
- mise à jour des fiches profils des agents de la DEPAFI ;
- création des identifiants «tiersfournisseurs » spécifiques aux personnels militaires de gendarmerie, en lien avec les usagers (Chorus Formulaire);
- mise à jour des habilitations Chorus DT des agents de la DEPAFI.

2. Facturation (10%):
- en lien avec le chef de section et son adjoint, vérification et comptabilisation des factures;
- suivi des avoirs en lien avec l'agence de voyage (Amplitudes).

4. Veille réglementaire (5%):
- assure la veille réglementaire relative à la politique du ministère et aux dispositions s'appliquant au personnel travaillant au sein de la DEPAFI;
- veille au respect de la politique voyage du ministère sur l'ensemble de la procédure.

Vous pourrez également être amené à assister le chef de section dans les autres missions de la section: exécution et suivi du budget de fonctionnement, suivi des stocks.

Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions:
Réactivité et discrétion
Polyvalence
Rigueur
Maîtrise de Chorus DT et Chorus Formulaire(une formation sera suivie à ce titre).

Votre environnement professionnel:

Le bureau de la coordination, des ressources humaines et des moyens assure, en lien avec la DRH du ministère de l'intérieur, la gestion RH de proximité de la DEPAFI ainsi que son soutien budgétaire et logistique.
Composition et effectifs du service
La DEPAFI est composée d'environ 630 agents répartis entre le service des affaires financières ministériel (SAFM), le service des achats, de l'innovation et de la logistique du ministère de l'intérieur (SAILMI), la sous-direction des affaires immobilières (SDAI) et la sous-direction de la coordination et des ressources (SDCR).
Quatre bureaux composent la SDCR : la Mission ministériel du développement durable (MMDD), le bureau du pilotage des réseaux métiers (BPRM), le bureau de la performance et de la gestion du programme (BPGP) et le bureau de la coordination, des ressources humaines et des moyens (BCRHM).
Le BCRHM est constitué de deux sections (21 agents) : ressources humaines et budgets moyens (6 agents, dont le chef de section et son adjoint).

Le bureau de la coordination, des ressources humaines et des moyens assure, en lien avec la DRH du ministère de l'intérieur, la gestion RH de proximité de la DEPAFI ainsi que son soutien budgétaire et logistique.

Composition et effectifs du service
La DEPAFI est composée d'environ 630 agents répartis entre le service des affaires financières ministériel (SAFM), le service des achats, de l'innovation et de la logistique du ministère de l'intérieur (SAILMI), la sous-direction des affaires immobilières (SDAI) et la sous-direction de la coordination et des ressources (SDCR).
Quatre bureaux composent la SDCR: la Mission ministériel du développement durable (MMDD), le bureau du pilotage des réseaux métiers (BPRM), le bureau de la performance et de la gestion du programme (BPGP) et le bureau de la coordination, des ressources humaines et des moyens (BCRHM).
Le BCRHM est constitué de deux sections(21 agents) : ressources humaines et budgets moyens (6 agents, dont le chef de section et son adjoint).

Liaisons hiérarchiques
- Le chef de bureau
- L'adjoint au chef de bureau
- Le chef de la section budget et moyens
- L'adjoint au chef de section budget et moyens

Liaisons fonctionnelles
- L'ensemble des agents de la DEPAFI
- Les autres directions prestataires du ministère et les fournisseurs.

• Comptabilisation des factures
• Chorus
• Gestion des stocks
• Facturation
• Réactivité
• Capacité d’adaptation