Assistant H/F - Agence de la Biomedecine

L'Agence de la biomédecine (ABM) est un établissement public administratif de l'État placé sous la tutelle du ministère chargé de la Santé. Elle encadre, supervise, accompagne et évalue les activités liées au prélèvement et à la greffe d'organes, de tissus et de cellules, ainsi qu'à la procréation, l'embryologie et la génétique humaines. Elle exerce également des missions d'expertise et des missions opérationnelles, dont certaines fonctionnent 24h/24 et 7j/7.

L'Agence compte environ 260 collaborateurs, principalement basés à Saint-Denis-La Plaine (93), ainsi qu'une cinquantaine d'agents répartis dans les services régionaux.

Environnement du poste

Vous rejoindrez la Direction opérationnelle du prélèvement et de la greffe (DPGOT), au sein de laquelle vous assurerez un rôle d'assistanat auprès de trois pôles : stratégie prélèvement greffe, national de répartition des greffons (PNRG) et évaluation-biostatistique.

Le PNRG assure notamment l'inscription des patients sur la liste nationale d'attente, la répartition et l'attribution des greffons aux niveaux national et international, ainsi que la gestion du registre national des refus.

Missions principales

En collaboration avec une autre assistante, vous assurez le secrétariat des trois pôles et contribuez à leur bon fonctionnement :

Secrétariat et gestion administrative :
- Gérer les agendas et plannings partagés des médecins et responsables de pôles.
- Organiser les déplacements professionnels via l'outil DOMINO (réservations et remboursements de frais).
- Rédiger, suivre et archiver les courriers et documents administratifs.
- Assurer l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et la transmission des messages.
- Assurer le suivi et l'archivage documentaire.
- Gérer les bons de commande dans SAP (congrès, interprétariat, transports de greffons, posters, relectures, traductions).

Organisation et suivi des réunions :
- Organiser les réunions internes et externes : réservation de salles, visioconférences via Zoom et accueil des participants.
- Envoyer les convocations et organiser les déplacements des participants externes.
- Préparer et diffuser les ordres du jour.
- Organiser les réunions préparatoires en amont des groupes de travail.
- Prendre des notes, rédiger, diffuser et archiver les comptes rendus.

Appui aux activités des pôles :
- Assurer le suivi des demandes d'avis d'autorisation d'activité en lien avec les médecins, les services régionaux, le service juridique et les autres directions concernées.
- Participer au renouvellement des collèges d'experts (rénaux, pancréatiques, cardio-pulmonaires et hépatiques).
- Assurer le secrétariat lié à l'organisation du don croisé.
- Contribuer à la continuité de service de la DPGOT, notamment en assurant le remplacement ponctuel de la secrétaire du directeur en cas d'absence.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'une formation en secrétariat médical ou d'un BTS en secrétariat et justifiez idéalement de 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les outils numériques. La connaissance des logiciels Cristal et SAP constitue un atout. Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et la maîtrise de l'anglais serait appréciée.

Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e), vous savez gérer les priorités et vous adapter aux imprévus. Vous faites preuve d'autonomie, de réactivité, d'initiative et d'un excellent relationnel. Vous savez rendre compte de votre activité avec clarté et respecter les exigences de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Informations complémentaires

- Contrat : Droit public, poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.
- Rémunération : Selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires
- Télétravail : Jusqu'à 2 jours par semaine, sous réserve de validation.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Définir une stratégie de communication,Gérer la communication interne et externe,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Relayer de l'information,Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Stratégie de communication
• Sens du relationnel
• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Gestion des rendez-vous
• Compétences rédactionnelles
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Confidentialité
• Planification
• Gestion administrative