Secretaire - Département de Seine-Saint-Denis H/F - 93

Garantir la continuité de l'accueil du service et la qualité des réponses de premier niveau apportées aux partenaires externes et à tous les services de la collectivité. Assister le/la Chef.fe de service dans la préfiguration puis l'organisation et le fonctionnement du service et assurer l'intérim du secrétariat de direction.

Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité visàvis de toutes les catégories d'usagers en apportant notamment des réponses de premier niveau aux interlocuteurs.
Appuyer au quotidien le/la chef.fe de service dans l'organisation du service (agendas, déplacements, ressources matérielles de la direction...) et participer au suivi de dossiers transversaux au service
Superviser l'organisation et le suivi des réunions et évènements du service : programmation, organisation matérielle (ordres du jour, dossiers, locaux, communication en lien avec la référente DEF ...), au
besoin synthèses / relevés de décision
Préparer et assurer le suivi des circuits courriers, parapheurs, et autres actes de la collectivité, matériels et dématérialisés
Classer et archiver les actes matériels et dématérialisés du service, et notamment contribuer à la cohérence des ressources partagées
En suppléance du/de l'assistant.e de direction de la DEF, assurer la continuité de l'accueil et de la fonction d'appui au/à la Directeur/rice.