Assistant Formation et Facturation H/F - 93

Vous êtes attiré(e) par l'assistance formation et administrative ?
Rejoignez notre équipe ! En autonomie sur des projets variés, vous développerez votre expertise dans un environnement stimulant.

VOTRE QUOTIDIEN SI VOUS NOUS REJOIGNEZ

Dans le cadre de création de poste, nous recrutons pour notre filiale Bureau Veritas Exploitation une/un Assistante / Assistant administratif et formation pour notre Centre Technique Métier / Direction Technique en CDI.

Rattaché.e à Christophe, Manager Opérationnel, vous rejoignez une équipe de 2 personnes et basée à Saint-Denis (93).

CE QUE VOUS ALLEZ ACCOMPLIR

Votre mission est partagée en deux : d'un côté l'assistance pour la formation au sein de notre nouveau Centre Technique Métier d'Ile de France, et d'un autre côté l'assistance administrative pour la Direction Technique. Votre rôle est essentiel et central pour ces deux missions : assurer l'accueil et l'encadrement des stagiaires et formateurs ainsi que la gestion administrative des formations, et assurer la gestion financière et des accréditations pour la Direction Technique.

Missions :
- Accueil et gestion administrative des stagiaires : Vous accueillez physiquement, vérifiez les pré-requis, gérez les premiers contacts, informez et orientez les stagiaires.
- Gestion documentaire et administrative : Vous préparez et suivez les fiches de stage, mettez à jour les dossiers administratifs, archivez numériquement et physiquement.
- Logistique et planification des formations : Vous gérez les plannings des salles et plateformes, réservez les espaces, vérifiez le taux de remplissage, relancez les formateurs.
- Gestion des ressources matérielles et pédagogiques : Vous distribuez les cartes RIE, gérez les clés de salles, préparez le matériel pédagogique, participez à la création des E-learning et analysez les QCM.
- Gestion financière et facturation : Vous facturez les formations standard et intra-groupes (ATC), suivez et contrôlez les documents financiers, préparez les éléments de facturation.

Vous travaillez principalement au Centre technique Métier de Saint-Denis (2 jours par semaine : lundi et mardi/vendredi) et au siège de la Défense (1 journée par semaine).

VOS COMPÉTENCES QUI FERONT LA DIFFÉRENCE

Vous êtes proactif et capable de vous adapter ? Vous prendrez les devants pour gérer les problèmes, améliorer les processus de manière autonome et vous intégrer rapidement dans l'environnement Bureau Veritas.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et de gestion ? Cela vous permettra de gérer efficacement les documents administratifs, la facturation et les plannings de formation.

Vous savez être accueillant, communiquer avec rigueur et discrétion ? Vous assurerez un accueil chaleureux des stagiaires, serez disponible pour répondre à leurs besoins et traiterez les informations avec professionnalisme.

Vous êtes organisé avec un esprit d'équipe et le sens des responsabilités ? Vous planifierez efficacement les tâches multiples entre accueil des stagiaires, gestion administrative et logistique, tout en contribuant aux objectifs collectifs.