Gestionnaire Pédagogique - Iut de Tremblay H/F - 93

L'IUT de Tremblay-en-France composante de l'Université Paris8, accueille chaque année environ 480 étudiants pour les former dans les domaines de la gestion d'entreprise et administration (BUT GEA), de la logistique et du transport (BUT MLT) et de la maintenance industrielle (BUT GIM).

Le personnel permanent est composé de 12 personnels administratifs et techniques, de 29 enseignants et enseignants-chercheurs et de 50 chargés de cours.

Sous l'autorité du responsable scolarité, le gestionnaire pédagogique a en charge:

- la gestion administrative des étudiants depuis leur inscription administrative jusqu'à la délivrance de leur diplôme.

- le secrétariat administratif du département en collaboration avec l'ensemble des enseignants et du chef de département.

1) Accueil, information et suivi de l'étudiant
· Accueillir des étudiants en les renseignant sur les modalités d'inscription, le déroulement des études, les événements organisés par le département, etc.
· Accompagner les étudiants tout au long de leur parcours au sein de l'IUT
· Mettre à jour les panneaux d'affichage et communiquer toutes les informations à diffuser sur les outils numériques (internet, réseaux sociaux)
· Gérer et suivre des dossiers d'admission en lien avec les responsables de formation : réception des dossiers, tri, enregistrement et contrôle des pièces fournies
· Veiller au respect du « Silence vaut accord » et se fait lanceur d'alerte auprès des enseignants
· Communiquer les résultats aux étudiants
· Organiser et procéder aux inscriptions des étudiants.

2) Organisation des examens
· Organiser et préparer les examens et les rattrapages des diplômes ainsi que les soutenances de mémoire (convocation, logistique, etc.)
· Suivre l'assiduité des étudiants de façon hebdomadaire
· Gérer la formation dans Pégase : édition des PV de jury, vérification et correction des anomalies, etc.
· Éditer tous les documents administratifs pour les étudiants (relevé de notes, attestation de réussite)
· Transmettre les diplômes aux étudiants

3) Emplois du temps et réservations de salles
· Participer à l'élaboration des emplois du temps (envoi et recueil des fiches de voeux des enseignants...)
· Modifier les emplois du temps dans l'outil dédié en étroite collaboration avec les responsables de formation et diffuser l'information.
· Réserver et gérer les salles de cours ainsi que du matériel pédagogique nécessaire aux enseignements.

4) Coordination, suivi des stages et bilan d'activité
· Participer à toutes les réunions nécessaires au bon fonctionnement du département et de l'IUT
· Gérer l'organisation administrative du conseil de département, du conseil de perfectionnement (traitement des enquêtes, envoi des convocations, rédaction des comptes-rendus)
· Organiser les élections des étudiants dans les différentes instances
· Gérer l'ensemble des conventions de stage du département (signatures, copies, archivages, listes, tableaux de suivi, etc.) et renseigner les étudiants et les établissements sur la réglementation en la matière (gratification, aménagement d'horaire, assurance, etc.)
· Répondre aux différentes enquêtes, audits, bilans d'activités, et renseigne les tableaux de bord demandés
· Préparer les fiches de poursuites d'études préremplies par les étudiants

· Saisir les heures complémentaires des vacataires

5) Gestion des projets pédagogiques
Aider à chiffrer les besoins et les projets pédagogiques en établissant des devis auprès des fournisseurs du marché ou autre recherche permettant d'établir un montant de budget ou d'une commande (EJ) (en collaboration avec le chef de département et le gestionnaire financier)