Gestionnaire Administratif et Pédagogique H/F - 93

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de la Plaine Saint-Denis
Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Département Techniques de commercialisation (TC)
Composition du service (effectifs) : 4,5 et 23 enseignants permanents
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Cheffe du département TC / Directeur Administratif / Directrice
Télétravail : Possible après 6 mois de prise de fonctions

Assistance administrative :

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité du département
- Saisir, mettre en forme des documents divers
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique
- Retranscrire des informations orales et écrites
- Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage ...) concernant les formations gérées
- Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)
- Classer et archiver les documents
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes
- Participer aux opérations logistiques du département

Secrétariat pédagogique

- Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
- Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
- Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel dédié
- Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel dédié
- Saisir les notes pour les jurys sur le logiciel dédié
- Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite
- Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants...), classer et archiver les résultats
- Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
- Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
- Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants
- Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de candidature et de poursuite d'étude à l'exclusion des décisions
- Participer au maquettage des formations sur APOGEE

Gestion des contrats et des conventions de stage

- Gérer les contrats de professionnalisation et d'apprentissage en lien avec les partenaires (déclaration des heures...)
- Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres...)
- Informer les publics adultes (salariés et demandeurs d'emploi)
- Rédiger des demandes de congés de formation
- Répondre aux sollicitations du SFC
- Gérer les dossiers de rémunération ASP des stagiaires sur le logiciel DEFI du Conseil Régional

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPRPLANNING PEGASE... et les logiciels courants de la bureautique.