Gestionnaire Administratif et Pédagogique H/F - Université Sorbonne Paris Nord

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-DenisComposante / Service : IUT de Saint-Denis / Pôle pédagogique - Département Gestion des Entreprises etAdministrations (GEA)Composition du service (effectifs) : 4,5Fonction d'encadrement : nonRattachement hiérarchique : Directeur.trice administratif.ve adjoint.e de l'IUT SDRattachement fonctionnel : Chef de département et Directeur d'études du département GEAConditions particulières d'exercice / télétravail :Disponibilité en fonction de l'activité de l'IUT : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements.Missions éligibles au télétravail à l'exception de l'accueil du public et dans la limite de la continuité du service public (à partir de 6 mois d'ancienneté sur le poste)
Gestion administrative des formations en apprentissage :- Réaliser des opérations de gestion courante- Saisir, mettre en forme des documents divers- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique- Retranscrire des informations orales et écrites- Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage...) concernant les formations gérées- Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)- Classer et archiver les documents- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes- Participer aux opérations logistiques des département GEA, GMP et HSEGestion pédagogique des formations en apprentissage :- Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants- Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants- Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING- Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING- Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies)- Gérer le matériel de vidéo-projection- Editer et diffuser les bulletins de notes et les attestations de réussite- Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys : interface avec les enseignants, saisie des notes dans le logiciel APOGEE- Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage- Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants- Diffuser les informations utiles aux étudiants et aux enseignants- Répondre aux sollicitations du SFCAOutils spécifiques à l'activitéUtiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : HYPERPLANNING, APOGEE/PEGASE, TEAMS...et les logiciels courants de la bureautique (Word, Excel, ...).

ConnaissancesOrganisation et fonctionnement de l'établissementOrganisation du cursus universitaire françaisOffre de formation de la composanteTechniques de gestion administrative et d'élaboration de documentTechniques d'accueil téléphonique, électronique et physiqueCulture internetTechniques de communicationEnvironnement et réseaux professionnelsCompétences opérationnellesAccueillir les enseignants et les étudiants et prendre les messagesRédiger, enregistrer et classer des rapports et documentsUtiliser les outils multimédias et bureautiquesMettre en oeuvre des procédures et des règlesSavoir inscrire son activité dans un calendrier complexeRespecter les délaisCommuniquer et faire preuve de pédagogieCompétences comportementalesCapacité à adapter ses explications aux différents interlocuteursCapacité d'écouteAvoir le sens du relationnel et du travail en équipeSavoir rendre compte à son supérieur hiérarchiqueÊtre disponible lors des pics d'activités et être réactifÊtre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travailAvoir le sens du service public

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• TEAMS
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Multimédia
• Pédagogie
• Archivage des données
• Excel
• Bonnes pratiques de fabrication
• Rigueur et méthode
• Word
• Capacité d'écoute
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité