Secrétaire Administratif - Administrative Saint-Denis H/F - 93

L'Association Vers la Vie pour l'Education des Jeunes, reconnue d'utilité publique, intervient dans les domaines de la protection de l'enfance, l'action médico-sociale en faveur des enfants et l'insertion des adultes en situation d'exclusion. Dans 5 départements franciliens. 18 établissements. 750 salariés. 3500 enfants et adultes accompagnés chaque année.

RENCONTRE 93 met en oeuvre un projet global d'éducation, multi-accueil et intergénérationnel dans le champ de la prévention et protection de l'enfance. Il est constitué de sept services éducatifs, d'un service administratif et d'une cuisine de production.
Le service administratif est composé d'une équipe pluriprofessionnelle (secrétaire, chacune rattachée à un service éducatif de l'établissement, de RH, de comptables, d'un responsable des services généraux) qui forme un pôle administratif qui se charge de mettre en oeuvre et de conduire l'organisation administrative interne et budgétaire de l'établissement. Le service administratif permet à l'établissement de fonctionner efficacement.

Descriptif du poste :
Le ou la secrétaire administratif(ve) fait partie du service administratif de RENCONTRE 93, est placé(e) sous l'autorité du chef de service administratif de l'établissement.
En soutien auprès des équipes éducatives sur les tâches administratives, sur l'organisation et l'accès aux dossiers papiers ou numérisés. Il ou elle est le (la) garant(e) du respect des échéances de prise en charge et du parcours du jeune pour le Conseil Départemental. Participation une fois par mois à chacune des réunions d'équipes du service, des deux sites et réunions du service administratif. Travail en binôme avec la secrétaire du service Filao, et étroite collaboration avec les autres secrétaires de l'établissement. Un jour de présence/semaine sur le site de Saint-Denis.
Fonctions principales et activités du poste
Gestion des tâches administratives courantes : tenue des dossiers des personnes accueillies, suivi des admissions et des statistiques d'activité.
Rédaction des courriers, correction des rapports à échéance des mesures adressés à l'ASE et au tribunal. Mise en forme et façonnage de documents. Archivage papier et numérique. Travail de partenariat avec les greffiers(ères) du TPE de Bobigny et les collaborateurs de l'ASE. Tenue de statistiques pour les autorités de tarification et rapport d'activité d'établissement.
Accueil du public, visiteurs, stagiaires (formation professionnelle sur le site).
Economat : commandes de fournitures et du matériel nécessaire au fonctionnement du service (scolaires, hygiène de locaux, bureautique, .).
Gestion du standard téléphonique et traitement de la boite mails.
Restauration : commandes des repas et lien avec le prestataire. Suivi des classeurs de sécurité, d'accessibilité, de l'affichage règlementaire.
Participation à la vie du service et à l'organisation des événements du service et de l'établissement. En fonction des besoins des autres services de l'établissement, pendant les congés notamment, interventions possibles à distance sur les dossiers administratifs partagés.

Compétences :
Respect de la confidentialité et des personnes. Intérêt pour les missions du secteur de la protection de l'enfance. Capacité à s'intégrer dans la dynamique collective des équipes éducatives et du projet d'établissement. Bonne maîtrise de Word et Excel.
Capacité à travailler en réseau et à distance. Capacité d'autonomie et d'anticipation. Bon niveau d'orthographe et dans la prise de notes. Appétence pour la communication et l'élaboration d'outils.